辛夷坞

涧户寂无人,纷纷开且落

By - Christen

整理完自己的邮件

邮件是我们日常工作中最重要的沟通工具之一,但若处置不当,也会给我匀带来很大的困扰。
从接触互联网以来,似乎就在不断的申请各个服务商的免费邮件,直到近几年才消停下来,积累了大量的个人邮箱,但真正使用的并不多,他们代表了一段记忆,我也不想轻易的注销。
最初拟这篇腹稿的时候,曾想着把我的邮箱分门别类的整理一下,但是考虑到现在泄露到满天飞的个人信息,我打消了这个想法。

工作邮箱要经常清理

  1. 及时删除已无时效的邮件(赵总的邮箱文件夹,之前经常超过4G,难为 XP Fat32)
  2. 有保存价值的邮件,要归入合理的目录

写邮件最忌讳的事情

  1. 发送、抄送人员不妥,引发误会
  2. 邮件主题不清晰,甚至没有写好主题,就误发出去了(建议最后填写收件人)
  3. 邮件正文排版混乱
  4. 重要的邮件,正文苍白,内容都在附件里

苹果邮件客户端横评

在用过自带的 Mail,腾讯的 Foxmail 之后,我将日常使用的四个邮箱,都迁移到 Thunderbird。

  1. 良好的签名支持
  2. 完全可控的地址本
  3. 多账户支持界面友好

阅读曾国藩、李鸿章、左宗棠等人的文学作品的时候,对他们呈给皇帝的奏折,有深刻的印象。这两年以来,我在日常的工作中,逐步的退居幕后,主要的发声途径就是写给同事的邮件,有广泛的抄送范围,不乏公司的高层,我对重要的邮件的写作要求:
像写奏折一样,写重要的工作邮件。
我也在不断的像同事传授写邮件的经验,首先,邮件,本质上是有特定阅读对象的文章,下笔之前,如果不搞清楚阅读对象的情况,就笔走龙蛇,就等于无的放矢。
其次,互联网工作的节奏太快,邮件的内容也是适应这种风格,简洁明快,条理清晰。沟通的要点分1234罗列,关键的部分甚至要通过加粗着色以提醒对方注意。
这是一门学问,值得不断的精进。

Leave a Reply

Your email address will not be published.
*
*